Круг задач административно-хозяйственного обеспечения

• Место АХС в деятельности компании
• Управление АХС в системе и структуре управления компании
• Особенности управления АХC

Практикум: слушателям будет представлена общая методическая схема, в рамках которой будет предложено обсудить видение задач АХЧ

Должностная инструкция руководителя административно-хозяйственной службы

• Знания, навыки и опыт
• Функции руководителя по АХС
• Взаимодействие руководителя по АХС с другими подразделениями
• Необходимые компетенции руководителя АХС
• Ключевые показатели эффективности
• Ответственность руководителя АХС

Практикум: упражнение «Формирование должностной инструкции руководителя АХС»

Планирование и управление деятельностью АХС

• Основные направления планирования деятельности АХС
• Планирование состава, частоты и качества работ

Практикум: упражнение «Составление годового и месячного плана АХС»

Направления оптимизации деятельности АХС

• Может ли АХС зарабатывать
• Участие АХС в программах сокращения затрат
• Эффективное использование активов в зоне ответственности АХС

Бюджетирование деятельности АХС

• Структура бюджета АХС
• Планирование бюджетных статей и защита бюджета
• Подходы к оптимизации бюджета АХС

Практикум: кейс «Оптимизация бюджета. Разработка программы сокращения бюджетных статей»

Ин- или Аутсорсинг (своими или чужими силами)?

• Матрица аутсорсинга
• Критерии принятия решения
• Критерии поиска и выбора поставщиков услуг
• Что не забыть и предусмотреть в договоре оказания услуг
  • договор аренды недвижимости
  • договор технического обслуживания (эксплуатации)
  • договор возмездного оказания услуг

Практикум: кейс «Вывод на аутсорсинг отдельных работ АХС»

Структурирование и организация работы подразделения

• Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
• Организация коммуникации и взаимодействия служб АХС. Диспетчеризация работ
• Группировка связанных работ, супервайзеры
• Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
  • закупаемое регулярно. Канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и прочее
  • закупаемое периодически. Мебель, оргтехника, подарки и прочее

Практикум: кейс «Разработка структуры служб АХО. Распределение задач, зон ответственности, функций»

Оплата труда и стимулирование сотрудников АХС

• За что платить сотрудникам служб АХС
• За что платить руководителю АХС
• Материальная ответственность сотрудников АХС
• Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто
• Как разработать систему показателей эффективности (KPI) для персонала АХС

Практикум: упражнение «Разработка системы показателей эффективности (KPI) для руководителя и персонала АХС»

Контроль подразделений АХС

• Организация оперативного контроля качества выполнения работ
• Отчетность служб АХС
• Отчетность руководителя АХС
• Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
• Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов

Практикум: упражнение «Как предотвратить перерасходы и соблюсти качество»

Выполнение специальных требований

• Виды поднадзорной деятельности
  • пожарная охрана
  • производственная санитария
  • технические сооружения
• Надзорные организации и работа с ними
• Действия в случае визита надзорных органов

Практикум: кейс «Инструкция в случае визита надзорных органов»

Организация работы с поставщиками и подрядчиками

• По каким критериям выбирать поставщиков и подрядчиков. Оценочные и отборочные критерии
• Организация тендеров
• Контроль выполнения обязательств поставщиков и подрядчиков

Практикум: кейс «Анализ типовых корпоративных документов по организации тендеров»

Представительская деятельность

• Организация приемов
• Организация праздников и корпоративных мероприятий

Практикум: упражнение «Разработка регламента проведения мероприятия»

Организация борьбы с потерями, с ежедневным «хаосом»

• Причины, влияющие на производительность труда в офисе. Виды потерь в офисе
• Времяпоглотители и их устранение
• Порядок действий в кризисных ситуациях
• «Бережливый офис». Как правильно организовать борьбу с потерями в офисе, увеличить производительность труда персонала

Практикум: разработка программы по борьбе с потерями «Бережливый офис»