1. Первичный данные.

На первоначальном этапе система наполняется данными, такими, как организационная структура компании, штатное расписание, оклады в разрезе должностей, библиотека KPI, прочее. Технически, данные могут быть внесены как вручную, так и посредством автоматической загрузки из промежуточных файлов. Кроме того, возможна настройка механизма регулярного обновления данных из учетных систем заказчика.

2. Плановые и фактические значения.

Система позволяет формировать карты KPI для всех должностей компании в соответствии со штатным расписанием. Каждому KPI присваивается свой вес, в соответствии с его приоритетностью в системе задач и целей должностного лица.Плановые значения могут вноситься как единым значением плана, так и в виде шкалы: нижняя граница плана, реалистичное значение, и вызов (перевыполнение). Значения плана и факта может вноситься как ручным способом, так и посредством интеграции с ИТ-системами заказчика.

3. Интеграция с действующими ИТ-системами заказчика.

Система интегрируется со всеми типовыми СУБД: MS SQL, MySQL, ORACLE, PostgreSQL, проч., системами класса: ERP, CRM, WMS и т.д., реализованы инструменты импорта из форматов CSV, XML, JSON.

4. Экспертная оценка (BARS-шкалы).

Для учета значений по качественным показателям, там, где сложно, а порой и невозможно использовать критерии объективной оценки, система позволяет оперировать понятием экспертной оценки, которую могут выставлять, к примеру, руководители, внутренние аудиторы, представители смежных подразделений, взаимодействующих с оцениваемым в рамках общих бизнес-процессов, и т.д. Причем, экспертных оценок может быть несколько, и система выводит среднюю, что позволяет снизить субъективизм и предвзятое отношение оценивающих. По факту система может выводить итоговую оценку разными способами: считать среднюю, средневзвешенную или произведение.

5. Периодичность.

Цели разного масштаба могут и должны отслеживаться с разной периодичностью. По принципу – «большое видится на расстоянии», более значимые показатели (прибыль, рентабельность капитала, инвестиций и т.д.) при рассмотрении на коротких периодах не дадут нам никакой значимой информации. А более динамические, операционные показатели, такие, как объем продаж, количество договоров, величина дебиторской задолженности и т.д. ценны и значимы в том числе и на коротких временных дистанциях. При этом одно и то же должностное лицо может иметь в зоне своей ответственности как долгосрочные, к примеру, годовые, так и краткосрочные, например, месячные, KPI. Система HighPro позволяет вести учет по показателям любой периодичности, с расчетом премиальной части ответственного лица.

6. Прозрачный расчет премиальной части заработной платы.

На основании внесенных данных по плану и факту исполнения КПД, система обеспечивает автоматический расчет переменной части вознаграждения работников. Работник видит всю логику расчетов по своей деятельности за отчетный период. Таким образом достигается прозрачность начисления премии по исполнению КПД, минимизируются возможные конфликтные ситуации.

1. Классификации КПД.

Типы КПД:
Система оперирует несколькими типами КПД: объективным (количественно измеримым), субъективным («качественный» показатель, степень выполнения которого оценивается экспертом в процентах по заранее заданной шкале), задачным (выполнение SMART-задач/планов/разовых поручений, оценивается в %).

Виды КПД:

• прямой – чем выше значение показателя, тем лучше;
• обратный – чем ниже значение показателя, тем лучше;
• коридорный – значение показателя не должно выходить за определенные рамки.

2. Инструментарий формульного описания методик расчета значений КПД.

Редактор формул позволяет создавать формулы на основе стандартных арифметических действий и условных операторов с планом, фактом, порогами, результативностью данного показателя и других показателей.

Редактор формул выполняет в системе следующие функции:

• расчет фактических значений показателей на основе других показателей;
• расчет планов и порогов на основе других показателей;
• расчет степени выполнения КПЭ, если стандартные формулы не подходят;
• расчет размера плановой премии;
• расчет размера фактической премии;
• расчет надбавок и доплат.

3. Способы агрегирования.

Способ расчёта факта в зависимости от количества вводимых за период фактических значений. В зависимости от типа показателя, существуют несколько вариантов агрегирования:

• сумма фактов за период;
• среднее арифметическое факторов за период;
• произведение факторов за период;
• единственное значение за период;
• средневзвешенное фактов за период (рассчитывается путем умножения каждой оценки на вес поставившего ее эксперта, который был выбран в системе для данного показателя).

4. Формирование матриц КПД (оценочных листов).

Оценочные листы предназначены для отображения показателей оценки деятельности работника и расчета зарплаты в зависимости от их выполнения. Каждому работнику, зарегистрированному в системе, создается персональный Оценочный лист.

1. Фонд оплаты труда.

На основании внесенных плановых и фактических данных, система строит отчет по план-фактным отклонениям, а также рассчитывает фактически начисленную премию на основании исполненных КПД.

2. Индекс результативности.

Расчет результативности каждого работника через фактическое исполнение вмененных ему КПД, умноженных на их веса.

3. Выполнение показателей, График выполнения показателей.

Отчет по исполнению показателей, одного или нескольких, в разрезе выбранных организационных единиц.

4. Выгрузка матриц КПД.

Формирование отчета на основе матриц КПД по выбранным должностям.

5. Выполнение задач.

Отчет по исполнению в заданные сроки задач, поставленных перед работником или группой работников с приведенными критериями: количество задач, трудоемкость задач, сумма приоритетов, % выполнения по часам, % выполнения по приоритетам, % выполнения в срок, сроки исполнения.

6. Невведенные данные.

Контрольный отчет для отслеживания пунктуальности и полноты данных, ответственность за своевременность ввода которых закреплена за определенным сотрудником или подразделением в разрезе: показатель, отсутствует ввод, ожидается значений, введено значений, последняя дата ввода, ответственный.

7. Данные по показателям.

Отображение фактических данных по КПД на выбранную дату для сотрудника, включая экспертные оценки по BARS-шкалам.

8. Выгрузка группы оценочных листов.

Удобный функциональный отчет, включающий в себя полную оценку сотрудника – результативность и размер материальной мотивации — за выбранный период на основе следующих данных: показатель, единица измерения, вес, план, порог, факт, степень выполнения, плановая премия, фактическая премия.

Встроенный модуль администрирования задач и поручений в системе HighPro автоматизирует, стандартизирует и упорядочивает процесс оперативного управления задачами организации:

1. Постановка задач.

В ходе постановки задачи во главу угла ставиться точный ожидаемый результат в точно необходимые сроки с возможностью приложения необходимых инструкций по выполнению. Для улучшения коммуникации сотрудник, получивший поручение, вправе в режиме on-line запросить более точную информацию по содержанию задачи, что позволяет быть уверенным в качественном выполнении поручения.

Модуль позволяет исполнителям самостоятельно устанавливать себе задачи, например при устном распоряжении, с обязательной верификацией необходимого результата руководителя.

2. Периодичность и контроль.

Поддержка периодичности постановки типовых задач и поручений, например еженедельного отчета.

Контроль, через процедуру утверждения выполнения задачи руководителем, фактического времени завершения задачи.

3. Временные и качественные показатели измерения.

Возможность разделения выполнения задачи на временные и качественные показатели. То есть в системе видно конкретное время завершения работ исполнителем, и срок принятия результатов работы руководителем.

Наличие системы контроля сроков исполнения поручений, с оповещением исполнителя через электронную почту, с напоминанием об истечении сроков.

4. История выполнения задач и привязка исполнительской дисциплины к мотивации.

Встроенный механизм показа истории выполнения задачи, с отображением сроков возможных переносов дат и обоснованиями, комментариев, приложенных файлов.

Возможность использования степени и сроков выполнения задач как KPI сотрудника, влияющего на мотивационную, переменную часть заработной платы.

5. Трудозатратность исполнения.

Модуль обладает инструментом планирования трудозатратности поручений, позволяющим равномерно производить загрузку сотрудников текущими задачами с отображением в структурированном виде, для выбора решения об конкретном исполнителе. В случае фактической перегрузки сотрудника руководитель имеет возможность изменения сроков выполнения поручения или смене исполнителя.